Missie en visie
De missie is het fundament van de organisatie en beschrijft het bestaansrecht van het Dorpscentrum.
‘Het Dorpscentrum wil een laagdrempelige en aantrekkelijke plek zijn voor de Oegstgeester samenleving waar ontmoeting en verbinding ontstaat rondom thema’s zoals identiteit, zingeving en welzijn opdat jong en oud, vitaal en minder vitaal en alle gezindten hierin kunnen meedoen en van elkaar kunnen leren’.
De visie is de manier waarop het Dorpscentrum de missie wil realiseren.
‘Het Dorpscentrum verhuurt ruimten aan derden ten behoeve van activiteiten voor de Oegstgeester samenleving. Daarnaast worden eigen activiteiten georganiseerd. Het is een maatschappelijke onderneming, een organisatie zonder winstoogmerk, die gerund wordt met en door vrijwilligers waarbij de kernwaarden van het Dorpscentrum centraal staan.
1. Kernwaarden
Gastvrij
In staat om laagdrempelig, open en betrokken te zijn in de onderlinge contacten en in de contacten met de bezoekers, huurders en gasten zowel via de telefoon als via de mail. In staat zijn een ieder die het Dorpscentrum binnenkomt vriendelijk en belangstellend te ontvangen zodat de ander zich welkom voelt.
Verbindend
In staat zijn om relaties op te bouwen, mensen met elkaar in contact te brengen en daarbij oog te hebben voor de ander.
In staat om invoelend te zijn, niet veroordelend maar gericht op oplossingen en open te staan voor ideeën.
In staat zijn om hulp te bieden en om hulp te vragen als dat nodig is en je grenzen aan te geven.
In staat zijn om waardering te hebben voor de medemens en daarbij diens kwaliteiten en prestaties te zien en te aanvaarden, rekening houdend met eventuele bijzonderheden en/of achtergrond.
Betrouwbaar
In staat om open en eerlijk te zijn, goed te kunnen luisteren, te handelen volgens de afspraken die gelden, gedane beloftes na te komen en aanspreekbaar te zijn.
In staat om integer om te gaan met vertrouwelijke informatie en eventuele onvrede of kritiek uit te spreken met de juiste/betrokken persoon.
In staat zijn met zorg en aandacht voor details werkzaamheden uit te voeren, op tijd te komen, op tijd klaar te zijn en oplettend te zijn.
2. Strategie en beleidscyclus
De strategie is een vertaalslag van de doelstellingen die logischerwijs voortvloeien uit de missie en visie van het Dorpscentrum. Door duidelijk de richting voor de toekomst aan te
geven en acties te formuleren kan de strategie werkelijkheid worden. Die vertaalslag gebeurt in een beleidscyclus waarin het beleidsplan inclusief het integrale veiligheidsbeleid worden opgesteld en van een SMART actieplan voorzien met daarin de concrete uitwerking van de geformuleerde doelstellingen.
De beleidscyclus is een proces van voorbereiden, opstellen, besluiten, uitvoeren en evalueren van het beleid, van het Dorpscentrum. De beleidscyclus kent een looptijd van drie jaar met daarbinnen de jaarlijkse begroting en het financiële jaarverslag.
2.1 Voorbereiden beleid
2.2 Opstellen beleid
2.3 Besluiten beleid
2.4 Evalueren beleid
3. Organogram
Het organogram geeft de ondernemingsstructuur van het Dorpscentrum weer.
De bedrijfsleider stuurt de vrijwilligers aan. De verschillende teams geven samen invulling aan het primaire proces van het Dorpscentrum: het uitvoering geven aan de missie en visie van het Dorpscentrum passend binnen de doelstelling van de stichting om de continuïteit te kunnen waarborgen. Naast dit primaire proces kan het bestuur of de bedrijfsleider (tijdelijke) commissies instellen, die invulling geven aan verbeterprojecten die voortkomen uit de resultaten van de SWOT-analyse.
4. Het bestuur.
Het bestuur bestuurt de stichting en is daarmee verantwoordelijk voor de realisatie van de missie, de visie en de strategie, voor het regelen van de noodzakelijke voorwaarden, alsmede voor de naleving van de vigerende wet- en regelgeving.
Het bestuur richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de stichting en haar maatschappelijke doelstelling en weegt daartoe de behoeften en wensen van belanghebbenden en andere bij de onderneming betrokkenen af.
Het bestuur bestaat uit een oneven aantal van tenminste drie of ten hoogste zeven bestuurders en kent de functies van voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en secretaris. De bestuursleden hebben een verschillende achtergrond verspreid over verschillende deskundigheden (bestuurlijk, beheer, financieel, vastgoed, juridisch, HRM). De voorzitter heeft een overkoepelende en coördinerende rol.
De bestuurders zijn allen bekend met de Oegstgeester samenleving en hebben affiniteit met de ideële bewegingen in het dorp.
5. Bestuursfuncties en bestuursmodel
Het bestuur wijst uit zijn midden ten minste een voorzitter, een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester aan. In de bestuursprofielen zijn de taken en verantwoordelijkheden beschreven die aan deze functies zijn verbonden.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het strategisch en tactisch beleid. Uit het bestuur is een dagelijks bestuur aangewezen dat zich bezighoudt met de voorbereiding van bestuursbesluiten en spoedzaken. De verantwoordelijkheid voor de operationele leiding ligt bij de bedrijfsleider.
6. Portefeuilles van de bestuursleden
Het bestuur is collegiaal en besluitvorming vindt plaats in consensus. Er is voor gekozen om uitwisselbare portefeuilles te benoemen en die onderling te verdelen. De vicevoorzitter neemt de taken waar van de voorzitter bij diens afwezigheid.
De portefeuillehouder is binnen het bestuur verantwoordelijk voor het signaleren, agenderen en (laten) opvolgen van uit te voeren taken en verantwoordelijkheden die liggen op het gebied van de betreffende portefeuille.
Overzicht profielen.
De portefeuillehouder is in voorkomende gevallen tevens het eerste aanspreekpunt van de bedrijfsleider voor onderwerpen die liggen op het gebied van de betreffende portefeuille.
Hieronder een korte toelichting.
Vastgoed (o.a. gebouw- en tuinonderhoud, verbouw, verduurzaming)
7. Overlegstructuur
7.1 Overleg bestuur en dagelijks bestuur
7.2 Overleg bestuur/Vrienden van het Dorpscentrum
7.3 Overleg voorzitter bestuur en bedrijfsleider
7.4 Overleg bedrijfsleider en team onderhoud
7.5 Overleg bedrijfsleider en team gastvrouwen en gastheren
7.6 Overleg bedrijfsleider en team beheerders en BHV
7.7 Overleg bedrijfsleider en roosterteam
7.8 Overleg bedrijfsleider en team zaalververhuur
7.9 Overleg commissie Veiligheid in het Dorpscentrum
7.10 Overleg Vrijwilligersraad
7.11 Bijeenkomsten vrijwilligers “Petje op, petje af”
7.12 Bijeenkomsten externe belanghebbenden
8. Commissie Veiligheid in het Dorpscentrum
Deze commissie richt zich op het treffen van maatregelen die zowel de fysieke en sociale veiligheid van de vrijwilligers en de bezoekers moeten garanderen als mede de veiligheid in en rond het gebouw.
9. Relatie met belanghebbenden.
Het Dorpscentrum organiseert Open Dagen en workshops voor belanghebbenden. Open Dagen worden georganiseerd om de inwoners van Oegstgeest kennis te laten maken met de missie en visie van het Dorpscentrum. Er worden voor de vrijwilligers, die het Dorpscentrum draaiende houden, reguliere bijeenkomsten georganiseerd om informatie uit te wisselen waaronder ook workshops vanuit een bepaald thema.
Voor het ontvangen van feedback over de kwaliteit van dienstverlening is een contactformulier beschikbaar op de website. Hiermee kan een klacht, een tip ter verbetering of een compliment worden gegeven. Met de huurders vindt een evaluatiemoment plaats om de prestaties van het Dorpscentrum te bespreken en te leren van eventuele verbeterpunten.
10. De vrijwilligersraad
De vrijwilligersraad vertegenwoordigt de vrijwilligers van het Dorpscentrum en realiseert hun betrokkenheid door de belangen van de vrijwilligers te behartigen. Dit gebeurt door middel van overleg en afstemming en/of advisering bij belangrijke voornemens en/of voorgenomen besluiten van de bedrijfsleider of het bestuur die betrekking hebben op het vrijwilligerswerk.
De vrijwilligersraad is samengesteld uit de verschillende teams vrijwilligers en vergadert gemiddeld vier maal per jaar. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld. Daarin wordt aandacht besteed aan de onderwerpen die in de afgelopen periode zijn besproken in de vrijwilligersraad.
11. Stichting Vrienden van het Dorpscentrum
De Stichting heeft haar zetel in de gemeente Oegstgeest en heeft als doel:
De Stichting tracht haar doel onder meer te bereiken door het werven van fondsen voor het kunnen doen uitvoeren van de missie van het Dorpscentrum Oegstgeest.
De Stichting heeft niet ten doel het maken van winst.
11. Vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon van het Dorpscentrum vormt het aanspreekpunt voor vrijwilligers en medewerkers die ongewenste omgangsvormen (hebben) ervaren binnen het Dorpscentrum. Omgangsvormen en gedrag zoals discriminatie, pesten, agressie en seksuele intimidatie. Het werk van de vertrouwenspersoon is erop gericht de ongewenste omgangsvormen te beëindigen en zo nodig ook nazorg te bieden aan de betrokkene. De contactgegevens van de vertrouwenspersoon zijn te vinden op de website van het Dorpscentrum.
Help ons het #dorpscentrumoegstgeest nog gezelliger te maken! We willen meer
Interessant artikel op Nu.nl over het Kids Repair Café in het
VOOR EEN KLACHT, EEN VERBETERSUGGESTIE OF EEN COMPLIMENT
